Door Guido Schulte – Consultant Visiar HealthCare

‘We moeten live!’ Tijdsdruk bepaalt vaak het moment waarop een EPD-systeem in een zorginstelling wordt gelanceerd. Alle inspanningen om zo’n systeem te implementeren, resulteren dan in een product dat naar behoren functioneert. Maar ook niet meer dan dat. Als het maar werkt. Heel begrijpelijk, maar het is doodzonde. Want waarom zou je niet de volle potentie benutten? Met een slimme optimalisatieslag zorg je ervoor dat zorgprofessionals het systeem omarmen én beter kunnen doen waar ze goed in zijn: patiënten de aandacht geven die ze nodig hebben.

Snel inzicht in achtergrond patiënt

Voordat we het hebben over optimalisatie, is het goed om even terug te gaan naar de vraag waarom een EPD-systeem er überhaupt is. Een goed werkend EPD helpt de zorgprofessional om snel inzicht te hebben in de juiste informatie over een patiënt. Op basis van die informatie kan een arts of verpleegkundige dan keuzes maken. Maar hoe relevant en volledig is die informatie die ze in hun scherm zien? Hebben ze hier genoeg aan om conclusies te trekken of beslissingen te nemen in hun behandeltraject? Het antwoord is nee. De patiëntinformatie is zeker bruikbaar, maar nog onvoldoende om een zorgprofessional écht te ondersteunen. Het EPD-systeem heeft zoveel meer mogelijkheden, maar dan moet je wel weten hoe je die gebruikt.

Juiste informatie op het juiste moment

Je moet je voorstellen dat alle informatie over een patiënt is opgeslagen op verschillende plekken in het dossier. Bloedwaarden, diagnoses, behandelingen, medicijnvoorschriften, noem maar op. Als een arts of verpleegkundige in een EPD werkt, is niet al die informatie in één oogopslag zichtbaar. Het kan best zijn, dat bijvoorbeeld een gynaecoloog belangrijke informatie mist over het medicijngebruik van een zwangere vrouw met een aangeboren hartafwijking. En dat kan heftige gevolgen hebben. Door optimalisatie zorgen we ervoor dat een arts kan beschikken over de juiste informatie op het juiste moment. Op die manier is het systeem de ideale hulpbron voor een zorgprofessional om weloverwogen keuzes te maken.

Patiënt-overstijgende rapportages

Een geoptimaliseerd EPD-systeem geeft dus sneller en duidelijker de juiste patiëntinformatie op het juiste moment. Maar er is nóg een voordeel. Als zorgprofessional kun je uit een EPD ook patiënt-overstijgende overzichten opvragen. Bijvoorbeeld als een arts beter inzicht wil krijgen in de trends binnen een bepaalde populatie.

Zo werkt optimalisatie van een systeem

Er zijn in de kern twee manieren waarop we een optimalisatie uitvoeren. De snelste manier is, dat we een analyse maken van de workflow en de behoeften van de gebruikers. Hoe ziet een protocol eruit en wat heeft een specifieke arts of verpleegkundige nodig om sneller de juiste informatie te krijgen en meer tijd over te houden voor een patiënt? Als we dit goed in kaart hebben, dan draaien we aan de knoppen in het EPD-systeem. De tweede mogelijkheid is dat we nauwer samenwerken met de technische beheerders van een zorginstelling. We ondersteunen ze, helpen ze en leiden ze op als dat nodig is. Zo blijft de kennis van een EPD in de zorginstelling en kunnen de IT’ers die daar werken sneller en makkelijker aanpassingen doen in het EPD-systeem.

Technologie creëert meer ruimte voor de zorg

Het mooie van mijn rol als consultant is, dat ik een helder inzicht krijg in de werkprocessen van ziekenhuizen. En daarbij geldt: verschillende ziekenhuizen hebben verschillende processen. Er wordt echter van ze gevraagd om met hetzelfde starre EPD-systeem te werken. Dat lijkt dus vragen om moeilijkheden. Maar als je beseft dat het zoveel verschillende tools heeft, dan ontdek je juist dat je met dat ene systeem verschillende werkprocessen kunt inrichten. Uiteindelijk levert dat kostbare tijdwinst op en is er veel meer ruimte voor de patiënt. Hoe minder energie zorgprofessionals besteden aan het werken in een systeem, hoe meer tijd er komt voor de zorg. Dat is waar optimalisatie over gaat.